Dossieropbouw
In de praktijk merken wij dat het opbouwen van een werknemersdossier een lastig onderdeel is en blijft voor veel werkgevers. Wanneer begin je met dossieropbouw en hoe doe je dat nou precies? En wanneer is een dossier nu goed genoeg om op basis daarvan beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een niet-functionerende werknemer na te streven?

De noodzaak tot het opbouwen van een personeelsdossier is cruciaal voor een werkgever die eigenlijk al ontstaat vanaf het moment dat de werknemer in dienst treedt. Zonder  dossier zal het erg lastig worden om afscheid te nemen van je werknemer(s) en bovendien zal het veel duurder zijn dan in het geval de werkgever wèl een goed dossier heeft. Daarom is het zaak dat direct vanaf het begin van het dienstverband een dossier wordt bijgehouden en niet pas vanaf het moment dat de werkgever niet meer tevreden is over het functioneren.

Onder de huidige wetgeving zal een arbeidsovereenkomst alleen ontbonden worden als uit het dossier blijkt dat de werknemer zijn werk daadwerkelijk niet goed verricht of dat hij ongeschikt is voor de functie, terwijl eveneens blijkt dat de werknemer voldoende in staat en in de gelegenheid is gesteld om zijn functioneren te verbeteren. Compensatie van een slecht dossier door het toekennen van een hogere vergoeding aan de werknemer, zoals dat voorheen vaak ging, is niet meer vanzelfsprekend.

Eisen voor een goed dossier
Inmiddels zijn, sinds de inwerkingtreding van de huidige Wet Werk en Zekerheid (WWZ), diverse uitspraken gepubliceerd waarin kantonrechters zich hebben uitgelaten over ontbindingsverzoeken op grond van disfunctioneren.

Uit deze uitspraken volgt een bevestiging van het belang van een goed (personeels)dossier. Werkgevers moeten, voor een succesvol ontbindingsverzoek op grond van ongeschiktheid tot het verrichten van de bedongen arbeid (disfunctioneren) als bedoeld in artikel 7:669, lid 3 onder d WWZ, zorgen dat het dossier in ieder geval aan de volgende eisen voldoet:

  1. Het onvoldoende functioneren van de werknemer moet aan de werknemer kenbaar gemaakt worden. Dit kan door regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken te voeren (en daarvan zorgvuldige verslagen op te stellen), maar ook door overige gesprekken vast te leggen in verslagen of rapportages of door schriftelijke waarschuwingen of andere terechtwijzingen.
  2. Aan de werknemer moet concreet worden aangegeven op welke punten hij verbetering moet laten zien. Bij voorkeur moet ook aangegeven worden (voor zover mogelijk) wanneer volgens de werkgever sprake is van voldoende verbetering. De afspraken worden bij voorkeur vastgelegd in een zogenoemd “verbeterplan” of “functioneringstraject”. Hoe beter de gestelde doelen meetbaar zijn, hoe eenvoudiger het wordt om vast te stellen of de werknemer de gestelde doelen heeft bereikt aan het eind van de afgesproken periode.
  3. De werknemer moet vervolgens voldoende tijd en gelegenheid krijgen om zijn functioneren te verbeteren. De tijd die gegeven moet worden voor verbetering moet per geval ingeschat worden en is onder andere afhankelijk van de lengte van het dienstverband en de aard van de te ontwikkelpunten.
  4. Werkgever moet werknemer faciliteren om zijn functioneren te verbeteren door bijvoorbeeld scholing of coaching aan te bieden, maar ook door voor de juiste en benodigde arbeidsomstandigheden te zorgen.
  5. Werkgever moet, voordat de verbeterperiode ingaat, aan de werknemer laten weten welke consequenties zullen volgen als het functioneren niet voldoende verbetert.
  6. Tijdens de verbeterperiode moet werkgever in gesprek blijven met werknemer om de voortang te bespreken.
  7. Bij terugval van werknemer in oude gewoontes die tot het verbetertraject hebben geleid, moet opnieuw een verbetertraject worden gestart.
  8. Alle communicatie tussen werkgever en werknemer, voor zover die betrekking heeft op het functioneren van werknemer, moet altijd zorgvuldig worden vastgelegd.

Naast alle voorgaande aspecten, zal de kantonrechter bij de beoordeling van een ontbindingsverzoek ook kijken of partijen hebben onderzocht of er mogelijkheden zijn tot herplaatsing van de werknemer in ander passend werk. Voor de kans op succes bij een beëindiging van het dienstverband met een werknemer geldt: hoe meer aan bovengenoemde voorwaarden is voldaan, hoe groter de kans is dat de beëindiging zal worden bewerkstelligd.

Wij helpen u graag verder!
Cooper Advocaten kan u helpen en adviseren bij het vormen en bijhouden van uw personeelsdossiers op basis van een eenmalige of desgewenst periodieke ‘dossiercheck’. Wij zorgen ervoor dat al uw personeelsdossiers de toets van de ontslagregels doorstaan, zodat in voorkomend geval en niet al te dure beëindigingsregeling kunt treffen of met succes een ontbindingsverzoek kan worden ingediend. Voor meer informatie: bel 020-261 1926 of mail naar info@cooperadvocaten.nl